Assistenz (m/w/d) des Landrats
19,5 Std./Woche
unbefristet
EG 9a TVöD-VKA
ab sofort
Das Aufgabengebiet der Stelle umfasst insbesondere:
- Erledigung interner und externer Korrespondenz des Landrats (Posteingang, -ausgang und -umlauf organisieren, einschließlich elektronischer Kommunikation)
- Termin- und Wiedervorlagemanagement für den Landrat und seine Stellvertretungen (z. B. Vereinbarung und Koordination sowie Überwachung von Terminen und Wiedervorlagen)
- Terminvorbereitungen und Zusammenstellen von Informationen für den Landrat (z. B. Erstellen von kurzen Redekonzepten oder Präsentationen)
- insbesondere Termin- und Sitzungsabstimmung, Kontrolle, Aufarbeitung sowie Verwalten der Sitzungsunterlagen für interne und externe Funktionen sowie politische Mandate
- Kommunikation mit Bürgermeisterinnen und Bürgermeistern, Kreisrätinnen und Kreisräten, anderen Institutionen sowie persönlicher Bürgerempfang und telefonischer Kontakt mit Bürgerinnen und Bürgern
- Planen und Organisieren von Dienstreisen des Landrates und dessen Stellvertretungen sowie Abrechnung mit der Reisekostenstelle
- allgemeine Assistenztätigkeiten (z. B. Erstellen, Kontrollieren und Aufarbeiten von Dokumenten, elektronische Archivierung, Büromaterialverwaltung)
- Koordination von u. a. Alters- und Ehejubiläen im Landkreis und internen Gratulationen (z. B. Erstellen von Gratulationsbriefen zu diversen Anlässen)
- Veranstaltungsmanagement des Landrates (eigenständige Organisation inklusive termingerechter Vorbereitung, Umsetzung, Durchführung, Kontrolle und Abschluss von diversen Veranstaltungen des Landkreises (z. B. Empfänge) einschließlich Bewirtung und Betreuung von Gästen, ggf. auch an Wochenenden)
Das bringen Sie (m/w/d) mit:
- eine dreijährige abgeschlossene Ausbildung zur/zum Kauffrau bzw. -mann für Büromanagement oder eine vergleichbare dreijährige kaufmännische Ausbildung (Rechtsanwalts-, Notar-, Steuerfachangestellte/r, Industriekauffrau/-mann, Bankkauffrau/-mann, Kauffrau/-mann für Groß- und Außenhandelsmanagement) mit mindestens der Abschlussnote „gut“ oder förderlichen Kenntnissen/Berufserfahrungen in den o. g. Aufgabenbereichen
- vorzugsweise mit Kenntnissen/Berufserfahrung in den o. g. Aufgabenbereichen
- professionelles Auftreten zur Repräsentation des Landrates sowie sehr ausgeprägte schriftliche und mündliche Ausdrucks- und Kommunikationsfähigkeit
- sehr gutes Zeitmanagement und Organisationsgeschick, selbständiges und strukturiertes Handeln sowie Entscheidungsfähigkeit
- sehr gute Fähigkeiten im Umgang mit Menschen sowie Serviceorientierung
- eine schnelle Auffassungsgabe sowie geistige Flexibilität und Individualität
- Diskretion, Loyalität und Verantwortungsbewusstsein
- Belastbarkeit, Stressresistenz und Teamfähigkeit
- IT-Affinität sowie sehr gute EDV-Kenntnisse
- körperliche Belastbarkeit für die Ausübung der o. g. Tätigkeiten (insbesondere bei der Durchführung von Veranstaltungen)
- hohe zeitliche Flexibilität mit der Bereitschaft zur Tätigkeit außerhalb der normalen Arbeitszeiten
Wir bieten Ihnen:
- ein ausgearbeitetes Onboarding Konzept
- die Einbindung in ein motiviertes und engagiertes Team
- einen ergonomischen Arbeitsplatz (z. B. höhenverstellbare Schreibtische) in einem modernen Dienstgebäude in der Nähe der Innenstadt
- flexible Arbeitszeiten in einem Gleitzeitmodell
- eine Bezahlung nach dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD-VKA) entsprechend der auszuübenden Tätigkeit, persönlichen Befähigung und Berufserfahrung in Entgeltgruppe 9a TVöD-VKA
- Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes
- zusätzliche freie Tage am 24.12. und 31.12.
- gute interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten mit Kostenübernahme
- einen familienfreundlichen Arbeitsplatz mit Betreuungsmöglichkeiten in unserer eigenen Betriebskrippe vor Ort
- kostenfreie Parkplätze vor Ort
- ermäßigtes Jobticket
- vielfältige Betriebssportangebote (Yoga, Zirkeltraining, Spinning u. v. m.)
- Betriebsrestaurant
- Dienstradleasing (nach bestandener Probezeit)
