Sachbearbeiter/in (m/w/d) für den Bereich DMS-Administration (Dokumentenmanagementsystem) und Projektmanagement
Vollzeit
unbefristet
EG 10 TVöD-VKA
ab sofort
Das Aufgabengebiet der Stelle umfasst insbesondere:
Administration Dokumentenmanagementsystem (DMS)
- Überwachen und Pflege der DMS-Infrastruktur
- Hauptansprechperson für Administration DMS und Kontakt für die Beschäftigten
- Planung und Durchführung von Updates
- Monitoring und Funktionsüberwachung in Abstimmung mit dem DMS-Hersteller
- Schulung von Beschäftigten im Umgang mit dem DMS
Entwicklung DMS
- Entwicklung von Workflows (z. B. digitale Abbildung von Genehmigungsverfahren)
- Entwicklung und Einrichtung von Schnittstellen zu Fachverfahren
Mitarbeit in Digitalisierungsprojekten
- Erstellung des Projektberichtes
- Erarbeitung von Präsentationsunterlagen zur regelmäßigen Berichterstattung
- Strategische Weiterentwicklung des DMS-Systems im Sinne der Digitalisierungs- bzw. KI-Strategie
Prozessdigitalisierung
- Analyse bestehender Verwaltungsvorgänge
- Strukturierung von Prozessabläufen und deren Umsetzung im DMS
- Aufzeigen des Digitalisierungspotenzials in den Organisationseinheiten
Das bringen Sie (m/w/d) mit:
- ein abgeschlossenes betriebswirtschaftliches oder informationstechnisches Studium (z. B. BWL, Wirtschaftsinformatik, Verwaltungsinformatik) oder einen Abschluss in einem vergleichbaren Studiengang mit förderlichen Kenntnissen in den o. g. Aufgabenbereichen
alternativ: - eine Weiterbildung zur/zum Verwaltungsinformationswirt/in, eine Qualifikation (Ausbildung, Weiterbildung, Studium) mit Berufserfahrung bzw. förderlichen Kenntnissen in den o. g. Aufgabenbereichen mit IT-Affinität und Verwaltungssinn
- berufliche Erfahrungen im Bereich Projektmanagement von IT- und Digitalisierungsprojekten und im Verwaltungsbereich sowie Kenntnisse in Skript- bzw. Programmiersprachen bzw. Erfahrungen in den o. g. Aufgabenbereichen sind wünschenswert
- vernetztes Denken und Handeln sowie eine ergebnisorientierte Arbeitsweise
- Problemlösungskompetenz und analytisches Denkvermögen
- Teamfähigkeit sowie sehr gute Fähigkeiten im Umgang mit Menschen
- sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucks- und Kommunikationsfähigkeit
- zeitliche Flexibilität
Wir bieten Ihnen:
- eine strukturierte und begleitete Einarbeitung in die täglichen Arbeiten durch eine direkte Ansprechperson in einem ausgearbeiteten Onboarding Konzept
- die Einbindung in ein motiviertes und engagiertes Team
- einen ergonomischen Arbeitsplatz (z. B. höhenverstellbare Schreibtische) in einem modernen Dienstgebäude in der Nähe der Innenstadt
- einen engen Austausch mit Teamkolleginnen und -kollegen, Vorgesetzten und anderen Netzwerkpartnern, um wichtige Entscheidungen fachlich fundiert fällen zu können
- die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten nach Absprache
- flexible Arbeitszeiten in einem Gleitzeitmodell
- eine Bezahlung nach dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD-VKA) entsprechend der auszuübenden Tätigkeit, persönlichen Befähigung und Berufserfahrung in Entgeltgruppe 10 TVöD-VKA
- Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes
- zusätzliche freie Tage am 24.12. und 31.12.
- gute interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten mit Kostenübernahme
- einen familienfreundlichen Arbeitsplatz mit Betreuungsmöglichkeiten in unserer eigenen Betriebskrippe vor Ort
- kostenfreie Parkplätze vor Ort
- ermäßigtes Jobticket
- vielfältige Betriebssportangebote (Yoga, Zirkeltraining, Spinning u. v. m.)
- Betriebsrestaurant
- Dienstradleasing (nach bestandener Probezeit)
